Las hojas Excel se desactualizan el primer día
Llevas el stock en Excel o en una carpeta — el lunes cuadra, el viernes la realidad se desvía en 20–40 artículos. Nadie apunta cada consumo. El inventario es una pesadilla.
2–4 h de esfuerzo / semanaCada artículo escaneado, cada entrada de mercancía registrada, cada venta deducida automáticamente. Al llegar al stock mínimo: alerta + sugerencia de pedido. Reduce las mermas hasta un 30% y frena tanto las roturas de stock como las sobre-compras caras — sin que nadie mantenga listas Excel por la noche.
Entrada de mercancía: abres la caja, escaneas el código, introduces la cantidad — listo. Venta o salida: deduces por escaneo o clic en el dashboard. Consumo en cocina: deducido de la receta. Al stock mínimo: SMS o email a ti, con sugerencia de pedido basada en el consumo de los últimos 30 días.
Se acabaron las hojas Excel, los inventarios del domingo por la noche, las malas sorpresas en la próxima entrega.
Cuatro problemas que todo comercio, hostelero y artesano conoce — y que desaparecen por completo con un sistema digital de inventario.
Llevas el stock en Excel o en una carpeta — el lunes cuadra, el viernes la realidad se desvía en 20–40 artículos. Nadie apunta cada consumo. El inventario es una pesadilla.
2–4 h de esfuerzo / semanaEl cliente está ahí, la pieza se acabó justo, no te diste cuenta. Venta perdida, explicación incómoda, a veces cliente perdido. En talleres: el trabajo está parado tres días por falta de material.
Pérdidas: ingresos mensuales relevantesEmpleados „se llevan", clientes roban, rotura al recibir, caducidad en el rincón. Sin stock en tiempo real solo te das cuenta en el inventario anual — cuando un valor de mercancía importante simplemente „desapareció".
Mermas 2–8% anualSin datos de consumo pides a ojo: demasiado = capital en almacén, caducidad corre, cash flow se tropieza. Poco = roturas, carteles de agotado, márgenes perdidos. Ambos dinero a diario.
5–15% stock muertoUna vez configurado, la gestión de stock se escanea sola — desde la entrada de mercancía hasta la propuesta de pedido.
Importamos tu lista de artículos existente (Excel, CSV o del antiguo sistema). Cada artículo recibe: nombre, código, precio compra, precio venta, stock mínimo, proveedor. Esfuerzo único — luego se mantiene solo.
Llega la entrega: escaneas el código de la caja (smartphone o pistola), introduces cantidad o cuentas con el lector — listo. El sistema sube el stock al instante, puedes adjuntar foto del albarán.
Consumo en cocina (vía cantidades de receta), apuntes de material en taller por escaneo o clic, salida en almacén por código — se deduce del stock automáticamente. Tiempo real, sin que nadie escriba nada en Excel.
Si un artículo llega al mínimo: SMS o email a ti. Con sugerencia de pedido basada en el consumo de los últimos 30 días. Si das el OK: pedido PDF directo al proveedor por mail.
Un dashboard en el back-office, una app de escáner en cada smartphone — no hacen falta más herramientas.
Todos los artículos de un vistazo — ordenados por stock restante, con códigos de color „crítico", „casi sin", „ok". Clic en un artículo muestra histórico de 30 días. Con un clic: generar sugerencia de pedido y enviar como PDF al proveedor.
Smartphone como lector de códigos — la cámara basta. Entrada, modo inventario, transferencia entre ubicaciones, registro de caducidad. Capaz offline: funciona también en el sótano sin WiFi y sincroniza al volver la red.
Incluido de serie. Extensiones posibles: integración API con mayoristas, análisis ABC, previsión estacional.
EAN-13, EAN-8, QR, Code-128, Code-39 — todos los códigos habituales. Vía cámara del smartphone o pistola Bluetooth. Imprimir códigos propios para artículos sin código de fabricante (tickets, etiquetas).
Stock mínimo definible por artículo. Al bajar: SMS o email a ti (o a varios destinatarios). Con sugerencia de pedido basada en el consumo de los últimos 7 / 14 / 30 días.
El sistema calcula a diario: „Con el consumo actual este stock dura 4 días más." La recomendación se envía automáticamente como pedido PDF al proveedor asignado — opcionalmente solo tras tu aprobación.
¿Varias sucursales, almacenes, cocinas? Cada ubicación tiene su propio stock. Transferencia con escaneo: caja de ubicación A a B — listo. La visión muestra dónde está cada artículo y cuántas veces.
Para alimentos, medicamentos, cosmética: registro por lote con fecha de caducidad. Alerta 7 días antes de vencer. Principio FEFO (First Expired, First Out) automático.
Cada asiento registrado sin huecos: quién, cuándo, cuánto, a/de dónde. Albarán adjuntable como foto. Ante diferencias (caja indicada 24 uds, hay 23): aviso de reclamación automático.
Almacena recetas con cantidades de ingredientes — en cada porción preparada el sistema deduce los ingredientes del stock automáticamente. Sin apuntes, sin actualizaciones olvidadas. También para listas de material en el taller.
Inventario completo o por muestreo desde smartphone. Varios empleados escanean a la vez sin estorbarse. Informe de desviaciones al final: dónde cuadra, dónde no — y cuánta merma por familia de producto.
¿Qué artículos van mal? ¿Cuáles son los más vendidos? Valor de stock en euros para tu visión. Consumo por día de la semana. Comparativa de proveedores (precio vs. cumplimiento). Exportación CSV, Excel o PDF — uso interno o externo.
Allí donde se mueven existencias — desde el tornillo del taller hasta la mercancía congelada en cocina.