Hojas Excel con datos antiguos
Socio A se mudó el año pasado, socio B se casó, socio C ya no es socio desde hace 6 meses. La hoja Excel no lo muestra. En el envío postal vuelve un 15% — y no sabes por qué.
Pérdidas: 2–5 h mantenimiento / mesSe acabaron las hojas Excel, los mandatos en papel y las transferencias manuales de cuotas. Domiciliación SEPA automática, portal de autoservicio para socios, gestión de impagos, plazos de baja y estadísticas de cuotas — conforme al RGPD y con exportación CSV para tu contabilidad.
Sea club, gimnasio, escuela de baile o estudio de yoga — la gestión de socios consume tiempo. Las hojas Excel se desactualizan, las transferencias se olvidan, la directiva escribe avisos el fin de semana, y en cada cambio de dirección vuelve la carta.
Con AnvaCode defines una vez los modelos de cuota — el resto corre automático. Domiciliación SEPA cada día 1 o 15, en devolución aviso automático en 3 fases, los plazos de baja están vigilados. Todos los datos contables aterrizan limpios en un CSV para exportar.
Cuatro problemas que aparecen con hojas Excel y mandatos en papel garantizado — y cuestan tiempo, dinero y confianza.
Socio A se mudó el año pasado, socio B se casó, socio C ya no es socio desde hace 6 meses. La hoja Excel no lo muestra. En el envío postal vuelve un 15% — y no sabes por qué.
Pérdidas: 2–5 h mantenimiento / mesEl 10–20% de los socios transfiere irregular o no transfiere. Escribes recordatorios a mano, mandas cartas, llamas por teléfono. Con un número medio de socios pierdes cifras de cuatro dígitos al año en cuotas no pagadas.
Pérdidas: cifras de cuatro dígitos al añoSocio se da de baja el 15 de diciembre, plazo era hasta el 30 de noviembre — tienes que prorrogar otro año. ¿Quién lo lleva? Nadie. Discusión garantizada, malas reseñas también.
Pérdidas: 1–3 socios / añoDatos de socios en portátiles privados, hojas Excel en grupos de WhatsApp, IBAN en fichas. Ante una denuncia multa de hasta el 4% de la facturación anual — también un club puede llevársela.
Riesgo: multas considerablesDesde la solicitud de alta hasta la contabilidad mensual — totalmente digital y automático.
El interesado rellena el formulario de tu web. Elige su tarifa (p. ej. „adulto", „estudiante", „familia"), introduce dirección e IBAN, firma el mandato SEPA en digital.
El mandato se registra con marca temporal y audit trail (RGPD). Recibes un aviso, revisas y aceptas — listo. Sin papel, sin envío, sin escanear.
En la fecha elegida (p. ej. día 1 del mes) el sistema genera un fichero SEPA-XML con todas las cuotas. Lo subes a la banca online — el banco cobra, los asientos se reflejan.
¿Devolución? Aviso automático en 3 fases (email, luego carta, luego bloqueo). Los socios cambian dirección, IBAN o tarifa solos en el portal — tú confirmas con un clic.
Back-office administrativo para la directiva y la secretaría, más portal de autoservicio para cada socio — la misma base de datos, en tiempo real.
A fin de mes ves en una sola vista: todas las cuotas vencidas, agrupadas por tarifa. Clic en „Generar SEPA-XML" — listo. Subes el fichero a la banca online de tu banco (Sparkasse, Volksbank, todos los bancos DE), los cobros salen en la fecha. El sistema marca las devoluciones automáticamente.
Cada socio recibe un login personal. Cambio de dirección, cambio de IBAN, upgrade de tarifa — todo lo hace solo. Justificante / certificado de cuota como PDF disponible en todo momento (importante para impuestos). Baja con cálculo de plazo. Recibes cada solicitud para aprobar y confirmas con un clic.
Incluido de serie. Opcional: importación de datos desde tu antigua gestión, gestión de donaciones con certificados.
Lista central de socios con foto, dirección, fecha de nacimiento, fecha de alta, tarifa, estado. Búsqueda y filtros por todos los campos. Notas, etiquetas y campos personalizados por sector.
Genera un SEPA-XML (pain.008.001.02) — formato estándar de todos los bancos alemanes. Sparkasse, Volksbank, Commerzbank, comdirect, ING — todos soportados. Sube el archivo, listo.
Tarifas ilimitadas: adulto, estudiante, universitario, sénior, familia, colaborador. Cuota mensual, trimestral o anual. Descuentos promocionales y meses de prueba. Cálculo por fecha de corte.
Aviso en 3 fases ante devolución: fase 1 email cordial, fase 2 carta con recargo, fase 3 carta de aviso + suspensión de la membresía. Textos personalizables.
El socio se conecta, cambia dirección, IBAN o tarifa — tú apruebas. Certificado de cuota como PDF (importante para impuestos). Solicitud de baja con cálculo correcto del plazo.
Vista mensual, trimestral y anual: ingresado, pendiente, reclamado, dado de baja. Evolución de socios como gráfico. Top impagados. Herramientas de proyección para reuniones de la directiva.
Por socio: fecha de alta, duración mínima, plazo de baja (p. ej. „6 semanas a fin de trimestre"). El sistema calcula la fecha automáticamente y avisa en bajas demasiado tardías.
Servidores en Alemania, cifrado TLS 1.3, contrato de encargado firmado contigo. Exportación de acceso por socio (Art. 15 RGPD) con un clic. Borrado automático tras baja + plazo.
El socio recibe un código QR o una tarjeta Apple Wallet / Google Wallet. En el check-in se escanea (p. ej. entrada del gimnasio, sede del club) — el sistema verifica el estado al instante.
Allí donde las personas se vinculan a largo plazo y fluyen cuotas regulares.