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Modul · Lösungs-Baustein

Mitglieder ohne Karteikasten verwalten.

Schluss mit Excel-Listen, Papier-Mandaten und manueller Beitrags-Überweisung. SEPA-Lastschrift automatisch, Self-Service-Portal für Mitglieder, Mahnwesen, Kündigungs-Fristen und Beitragsstatistik — DSGVO-konform und mit CSV-Export für deine Buchhaltung.

Erstgespräch anfragen Features ansehen

−90 % Verwaltungs-Aufwand pro Monat

SEPA Lastschrift-Einzug automatisch

24/7 Self-Service-Portal für Mitglieder

2–3 W Time-to-Live

Beiträge ziehen sich von alleine ein.

Ob Verein, Fitnessstudio, Tanzschule oder Yoga-Studio — die Verwaltung von Mitgliedern frisst Zeit. Excel-Listen veralten, Beitrags-Überweisungen werden vergessen, Mahnungen schreibt der Vorstand am Wochenende, und bei jedem Adress-Wechsel kommt der Brief zurück.

Mit AnvaCode legst du einmal die Tarif-Modelle fest — der Rest läuft automatisch. SEPA-Lastschrift jeden 1. oder 15., bei Rücklastschrift automatische Mahnung in 3 Stufen, Kündigungsfristen werden überwacht. Alle Buchungsdaten landen sauber in einer CSV-Datei zum Export.

SEPA-XML Self-Service DSGVO-konform CSV-Export

Mitgliederverwaltungs-System — Übersicht aller Mitglieder mit Status, Beitrag, Tarif und SEPA-Mandat

Pain Points

Wo Mitglieder-Verwaltung jeden Verein lähmt.

Vier Probleme, die mit Excel-Listen und Papier-Mandaten garantiert auftauchen — und Zeit, Geld und Vertrauen kosten.

Excel-Listen mit alten Daten

Mitglied A ist letztes Jahr umgezogen, Mitglied B hat geheiratet, Mitglied C ist seit 6 Monaten kein Mitglied mehr. Die Excel-Datei zeigt's nicht. Beim Postversand kommen 15 % zurück — und du weißt nicht warum.

Verluste: 2–5 Std Pflege / Monat

Beiträge per Überweisung & Mahnungen

10–20 % der Mitglieder überweisen unregelmäßig oder gar nicht. Du schreibst Erinnerungen per Hand, schickst Briefe, telefonierst hinterher. Bei mittlerer Mitglieder-Anzahl verlierst du vierstellige Beträge pro Jahr an versäumten Beiträgen.

Verluste: vierstellige Beträge pro Jahr

Kündigungsfristen werden vergessen

Mitglied kündigt am 15. Dezember, Frist war bis 30. November — du musst noch ein Jahr verlängern. Wer hat das im Blick? Niemand. Streit ist garantiert, schlechte Bewertungen ebenso.

Verluste: 1–3 Mitglieder / Jahr

DSGVO-Risiko: Daten ungesichert

Mitgliederdaten auf privaten Laptops, Excel-Dateien in WhatsApp-Gruppen, IBAN auf Karteikarten. Bei einer Anzeige droht Bußgeld bis 4 % vom Jahresumsatz — auch ein Verein kann das treffen.

Risiko: erhebliche Bußgelder

So funktioniert's

In vier Schritten vom Papier-Mandat zum Auto-Pilot.

Vom Aufnahmeantrag bis zur monatlichen Buchhaltung — vollständig digital und automatisch.

Online-Aufnahmeantrag

Interessent füllt das Formular auf eurer Webseite aus. Wählt seinen Tarif (z. B. „Erwachsen", „Schüler", „Familie"), gibt Adresse und IBAN ein, unterschreibt das SEPA-Mandat digital.

SEPA-Mandat digital

Mandat wird mit Zeitstempel und Audit-Trail erfasst (DSGVO-konform). Du bekommst eine Benachrichtigung, prüfst und nimmst auf — fertig. Kein Papier, kein Versand, kein Scannen.

Automatischer SEPA-Einzug

Am gewählten Stichtag (z. B. 1. des Monats) erzeugt das System eine SEPA-XML-Datei mit allen Beiträgen. Du lädst sie ins Online-Banking hoch — Bank zieht ein, Buchungen werden zurückgeschrieben.

Mahnwesen & Self-Service

Rücklastschrift? Automatische Mahnung in 3 Stufen (E-Mail, dann Brief, dann Sperrung). Mitglieder ändern Adresse, IBAN oder Tarif selbst im Portal — du bestätigst per Klick.

Im Einsatz

So sieht das in der Praxis aus.

Verwaltungs-Backoffice für Vorstand und Geschäftsstelle, plus Self-Service-Portal für jedes Mitglied — dieselbe Datenbasis, in Echtzeit.

SEPA-Einzug Ansicht — Liste aller fälligen Beiträge, Status, XML-Export

Im Backoffice

Beiträge fällig · 187 Mitglieder · XML-Export in 2 Klicks

Am Monatsende siehst du in einer Übersicht: alle fälligen Beiträge, gruppiert nach Tarif. Klick auf „SEPA-XML erzeugen" — fertig. Datei lädst du ins Online-Banking deiner Hausbank (Sparkasse, Volksbank, alle DE-Banken), Lastschriften gehen am Stichtag raus. Rückläufer markiert das System automatisch.

Self-Service-Portal — Mitglied bearbeitet Adresse, lädt Beleg herunter, sieht Beitrags-Historie

Mitglieder-Portal

Adresse ändern · Beleg laden · Tarif wechseln — alleine

Jedes Mitglied bekommt einen persönlichen Login. Adresswechsel, IBAN-Änderung, Tarif-Upgrade — alles geht selbstständig. Beleg / Beitragsbescheinigung als PDF jederzeit abrufbar (wichtig für Steuer). Kündigung mit Frist-Berechnung. Du bekommst jeden Antrag zur Genehmigung und bestätigst per Klick.

Was drin ist

Neun Bausteine fürs Mitglieder-System.

Standardmäßig dabei. Optional: Daten-Import aus deiner alten Verwaltung, Spenden-Verwaltung mit Bescheinigungen.

Mitglieder-Datenbank

Zentrale Mitglieder-Liste mit Foto, Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Tarif, Status. Suche und Filter nach allen Feldern. Notizen, Tags und individuelle Felder pro Branche.

SEPA-Lastschrift-Export

Erzeugt ein SEPA-XML (pain.008.001.02) — Standard-Format aller deutschen Banken. Sparkasse, Volksbank, Commerzbank, comdirect, ING — alles unterstützt. Datei hochladen, fertig.

Beitragsarten & Tarif-Modelle

Unbegrenzt Tarife: Erwachsen, Schüler, Studenten, Senioren, Familie, Förderer. Monats-, Quartals- oder Jahres-Beitrag. Aktionsrabatte und Probemonate. Stichtags-basierte Berechnung.

Mahnwesen automatisch

3-Stufen-Mahnung bei Rücklastschrift: Stufe 1 freundliche E-Mail, Stufe 2 Brief mit Mahngebühr, Stufe 3 Mahnschreiben + Mitgliedschafts-Sperre. Texte anpassbar.

Self-Service-Portal

Mitglied loggt sich ein, ändert Adresse, IBAN oder Tarif — du genehmigst. Beitragsbescheinigung als PDF (wichtig für Steuer). Kündigungs-Antrag mit korrekter Frist-Berechnung.

Beitrags-Statistik

Monats-, Quartals- und Jahres-Übersicht: Eingenommen, ausstehend, gemahnt, abgeschrieben. Mitglieder-Entwicklung als Chart. Top-Ausfälle. Hochrechnungs-Tools für Vorstands-Sitzungen.

Kündigungs- & Vertragsverwaltung

Pro Mitglied: Eintritts-Datum, Mindest-Laufzeit, Kündigungsfrist (z. B. „6 Wochen zum Quartalsende"). System rechnet Stichtag automatisch und warnt bei zu späten Kündigungen.

DSGVO-konforme Datenhaltung

Server in Deutschland, Verschlüsselung TLS 1.3, AVV mit dir abgeschlossen. Auskunfts-Export pro Mitglied (Art. 15 DSGVO) per Klick. Auto-Löschung nach Austritt + Frist.

Digitale Mitglieds-Ausweise

Mitglied bekommt einen QR-Code oder eine Apple-Wallet/Google-Wallet-Karte. Beim Check-in scannen (z. B. Fitnessstudio-Eingang, Vereinsheim) — System prüft Status sofort.

Für welche Branchen

Mitglieder-Verwaltung läuft in 4 Branchen besonders intensiv.

Überall, wo Menschen über längere Zeit gebunden werden und regelmäßige Beiträge fließen.

Primär B-11 · 11 / 16 Sport / Fitness / Vereine Branche ansehen B-12 · 12 / 16 Bildung / Kurse Branche ansehen B-06 · 06 / 16 Beauty / Wellness Branche ansehen B-04 · 04 / 16 Gesundheit / Therapie Branche ansehen

Häufige Fragen

Was Vereine und Studios am häufigsten fragen.

Was unterscheidet euch von Standard-Vereins-Tools? +

Drei klare Unterschiede. (1) Pauschal statt pro-Mitglied — bei uns wächst der Preis nicht mit jedem neuen Mitglied; standardisierte Tools rechnen oft pro Mitglied ab, was sich bei wachsenden Vereinen kräftig summiert. (2) Eigene Domain, eigene Daten — Mitgliederdaten und SEPA-Mandate liegen in deinem System auf deutschen Servern, nicht in einer geteilten SaaS-Datenbank; Exporte gehören dir. (3) Auf euren Verein zugeschnitten — Tarife, Abteilungen, Beitragsklassen werden so abgebildet, wie ihr sie braucht, statt nur Standard-Module abzuhaken. Den passenden Umfang und ein transparentes Festpreis-Angebot bekommst du nach dem kostenlosen Erstgespräch — abhängig von Mitglieder-Anzahl, Tarif-Komplexität und gewünschten Schnittstellen (z. B. Bundesbank, Hausbank).

Was brauche ich für SEPA-Lastschrift? +

Drei Dinge: (1) Gläubiger-ID — beantragst du bei der Bundesbank kostenlos online (5 Min, Antwort in 1–3 Werktagen). (2) Vereinbarung mit deiner Hausbank — sie schaltet SEPA-Lastschrift frei (meist kostenlos). (3) SEPA-Mandate — die holst du dir digital über unser System ein. Für Bestandsmitglieder: Wenn schon Papier-Mandate existieren, importieren wir die Mandats-Referenzen. Wir helfen dir komplett durch die Bundesbank-Beantragung — gehört zum Setup.

DSGVO — wie sind Mitgliederdaten geschützt? +

Server in Deutschland (Frankfurt-Datacenter, ISO 27001), Verschlüsselung TLS 1.3 in Transit, AES-256 at Rest, IBAN-Felder zusätzlich verschlüsselt. Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) schließen wir mit dir ab — Pflicht nach Art. 28 DSGVO. Auskunfts-Recht (Art. 15) ist eingebaut: Mitglied klickt im Portal „Meine Daten" — bekommt PDF mit allen gespeicherten Infos. Auto-Löschung 6 Monate nach Austritt (nach Aufbewahrungsfrist).

Können wir Bestandsdaten aus Excel migrieren? +

Ja — gehört zum Setup. Du schickst uns deine Excel-Liste oder einen Export aus deiner alten Vereinssoftware (egal welches Format), wir bereiten die Daten auf und importieren sie. Typisch: 1–3 Tage Daten-Aufbereitung. Wichtig: bei Bestandsmitgliedern brauchst du noch gültige SEPA-Mandate — entweder Papier-Original im Aktenordner (dann erfassen wir die Referenz-Nummer) oder du holst neue digitale Mandate ein. Wir beraten beim Vorgehen, je nach Größe und Alter deiner Bestandsdaten.

Wie geht das Mahnverfahren konkret? +

Eine Rücklastschrift kommt von der Bank zurück → System markiert Mitglied als „Rücklast" und startet automatisch das Mahnwesen: Stufe 1 (Tag 0): freundliche E-Mail „Bitte prüfe deine IBAN, wir versuchen es nächsten Monat wieder". Stufe 2 (Tag 30): Brief per Post mit Mahngebühr. Stufe 3 (Tag 60): Mahnschreiben + Mitgliedschafts-Sperre (z. B. Studio-Zutritt gesperrt). Alle 3 Stufen mit anpassbaren Texten. Bank-Gebühren bei Rücklastschriften kannst du dem Mitglied weiterberechnen.

Wie kommen die Buchungen in meine Buchhaltung? +

Monatlich oder quartalsweise klickst du „CSV-Export" — bekommst eine sauber strukturierte Datei mit allen Beitrags-Einnahmen, Rücklastschriften und Mahngebühren. Die CSV-Datei kannst du in deine bestehende Buchhaltung oder ein Tabellen-Programm importieren — oder einfach an deinen Steuerberater per Mail schicken. Wir machen selbst keine Buchhaltungs-Software; das System liefert dir nur die Zahlen sauber aufbereitet.

Was können Mitglieder im Self-Service-Portal ändern? +

Mitglieder können eigenständig: Adresse aktualisieren · Telefon & E-Mail ändern · Beitragsbescheinigung als PDF herunterladen (für Steuererklärung) · Kündigung mit korrekter Frist-Berechnung beantragen · Tarif-Wechsel beantragen (Upgrade sofort, Downgrade zum nächsten Stichtag). Mit deiner Bestätigung: IBAN ändern (sicherheitshalber per Mail-Bestätigung), Persönliche Stammdaten korrigieren (Name nach Heirat). Was wir bewusst nicht erlauben: Mitgliedschaft eigenständig komplett löschen oder Beitrag selbst ändern — sonst gibt's Missbrauch.