Excel kaosu & çift vardiya
Bir tablo, e-postayla üç sürüm, yanlış dosyada değişiklikler. Personel A erken vardiyada olduğunu sanıyor, personel B de aynı — ikisi de sabah orada. Veya daha kötüsü: hiç kimse.
Kayıp: 4–8 saat planlama / haftaExcel tablolarıyla, WhatsApp kaosuyla ve gece yarısı telefonlarıyla bitti. Sürükle-&-bırak vardiya planı, her personel için mobil uygulama, kart basma ve otomatik maaş aktarımı CSV veya PDF olarak — hepsi Alman Çalışma Saatleri Yasası ve Asgari Ücret Yasasına uygun.
Birçok işletme için vardiya planlaması, muhasebeden sonra en büyük zaman israfıdır. Excel tabloları e-posta veya WhatsApp ile dağıtılır, değişiklikler kaybolur, pazar akşamı hastalık bildirimleri kaotik aramalara yol açar.
AnvaCode ile vardiyaları tarayıcıda sürükle & bırak ile planlarsın. Personel vardiyasını uygulamada görür, doğrudan hastalık veya izin bildirir, takas ister — her şey otomatik olarak sisteme aktarılır. Toplu sözleşmeye göre ek ücretler doğru hesaplanır, aylık aktarım doğrudan mali müşavirine gider.
Excel veya kağıt tabanlı planlamada kesinlikle ortaya çıkan dört sorun — ve para, sinir ve personel maliyeti.
Bir tablo, e-postayla üç sürüm, yanlış dosyada değişiklikler. Personel A erken vardiyada olduğunu sanıyor, personel B de aynı — ikisi de sabah orada. Veya daha kötüsü: hiç kimse.
Kayıp: 4–8 saat planlama / haftaPazar akşamı WhatsApp titriyor: iki hasta. 12 personeli telefonla arıyorsun, her ikinciden biri cevap vermiyor. En kötüsü: kendin tezgahın arkasında duruyorsun.
Kayıp: 1–3 saat telefon / haftaTemiz bir saat hesabı genel bakışı olmadan, vardiyalı alanlarda fazla mesai sinsice büyür. Yıl sonunda personel 62 ödenmemiş saat ile gelir — tartışma garantilidir.
Kayıp: hissedilir ek ödemePazar eki %50, tatil %125, gece vardiyası %25. Saatleri bir Excel tablosuna yazarsın, ek ücretleri manuel eklersin, mali müşavire mail atarsın. Her yazım hatası = yanlış maaş.
Kayıp: 2–4 saat + hata oranıPersonel kaydından aylık maaş aktarımına kadar — uçtan uca bir süreç.
Personeli sözleşme saatleri, nitelikler (örn. „tezgah“, „kasa“, „depo“), saatlik ücret ve müsaitlik ile kaydederiz. Kim ne yapabilir — ve ne zaman?
Personeli haftalık takvimdeki vardiya yuvalarına sürüklersin. Sistem çakışmalarda anında uyarır (dinlenme süresi ihlali, çift rezervasyon, eksik nitelik). Standart haftalar için şablonlar.
Plan hazır olur olmaz: herkese push bildirimi. Herkes vardiyasını uygulamada görür, takas isteyebilir, hastalık bildirebilir veya izin talep edebilir — bir tıkla onaylarsın.
Personel gelirken/giderken uygulamayla veya tabletle kart basar. Ay sonunda hazır: saatler, ek ücretler, fazla mesai — CSV veya PDF olarak doğrudan mali müşavirine.
Planlayıcı için back office ve her personel için mobil uygulama — aynı veritabanı, gerçek zamanlı senkron.
Tüm vardiyalarla haftalık takvim, personel renk kodlu. Çakışmalar (dinlenme süresi, çift rezervasyon) sen kaydetmeden önce kırmızı işaretlenir. Bir „standart hafta“ şablonunu bir kez oluşturup sonraki haftalara kolayca kopyalayabilirsin — sadece hastalık/izinleri ayarlarsın.
Her personelin iOS veya Android uygulaması var. Planını görür, takas isteyebilir (nitelikli meslektaşlara gider), tek tıkla hastalık bildirebilir veya gelirken/giderken kart basabilir. Patron olarak push bildirimi alır ve parmakla onaylarsın.
Standart olarak dahil. Opsiyonel: yerinde zaman kayıt terminali, belge yüklemeli personel dosyası, vardiya istek sistemi.
Haftalık ve aylık görünüm. Personeli yuvalara sürükle, tüm haftaları kopyala, dönüşümlü planla („A haftası / B haftası“). Kural ihlallerinde anında doğrulama.
Her personel için yerel uygulamalar. Vardiyaları görüntüle, takas iste, hastalık bildir, izin talep et, kart bas. Plan değişiklikleri için push bildirimleri.
Personel A gelemiyor mu? „Takas“ tuşuna bas — sistem otomatik olarak uygun nitelikli meslektaşlara istek gönderir. Eşleşmede: onaylarsın, bitti.
Personel uygulama üzerinden hastalık bildirir — anında bilgilendirilir ve boş vekilleri görürsün. İzinler kalan izinden düşürülür, tek tıkla onay.
Personel uygulamayla veya işletmedeki tabletle gelirken/giderken kart basar. Geo-fence seçeneği (sadece yerinde kart basma mümkün). Molalar otomatik kaydedilir ve ArbZG'ye göre düşülür.
Personel başına bir saat hesabı: hedef vs gerçek, fazla mesai bakiyesi, kalan izin. Personel bunu uygulamada kendi görür — yıl sonu tartışmaları bitti.
Tüm kart basma sürelerinin, ek ücretlerin ve fazla mesainin aylık aktarımı CSV (her standart maaş veya muhasebe yazılımı için) veya temiz PDF olarak. Mali müşavir hazır dosyayı alır — artık yazmana gerek yok.
Standart haftaları bir kez şablon olarak kaydet. „Yaz“, „Kış“, „Yoğun saatler“ — 2 tıkla etkinleştirilir. Haftalık planlama süresinin %80'ini tasarruf eder, çünkü yalnızca sapmaları ayarlarsın.
Pazar, tatil, gece, fazla mesai — ek ücretler kurallarına göre otomatik hesaplanır (% veya sabit tutar). Vardiya başına asgari ücret kontrolü dahil.
Vardiyalı işlerin olduğu, birden fazla personelin koordine edildiği ve toplu sözleşme ek ücretlerinin geçerli olduğu her yerde.